همگی ما با گزارش های خبری که از رادیو و تلویزیون بخش و یا در روزنامه و مجله چاپ می شود آشنا هستیم . معمولاً این گزارش ها نسبت به یک واقعه ی اجتماعی ، اقتصادی و یا خبری مهم تهیه می شوند. آن چه که در گزارش توسط گزارش دهنده ارائه می شود تفسیر ، شرح و اطلاع رسانی نسبت به موضوع گزارش است . در واقع گزارش دهنده سعی دارد گزارش خود را به صورت شفاف و واضح نسبت به عواملی که مورد نظر مخاطب می باشد عرضه کند.

- تعریف گزارش:
گزارش در لغت به معنی تفسیر قضیه ،‌شرح و تفصیل خبر یا کاری است که انجام یافته است (فرهنگ عمید) البته گزارش دارای تعاریف دیگری نیز می باشد ولی آن چه که در این جا به آن توجه می شود « معنی گزارش با تعریف ارائه ی توضیحات و مشخصات از آن چه که طی تجربه ، تحقیق و یا مشاهده آموخته شده است » می باشد. هدف از این بخش ارائه ی راهکاری است برای تهیه ی گزارش اطلاعات فنی از مشاهدات و بازدید از یک چاپخانه . ولی قبل از ارائه ی راهکار ضرورت دارد به توضیح مختصر مفهوم برخی از واژه های مورد نیاز بپردازیم.
واژه ی اطلاعات ، مجموعه دانشی است که توسط تجربه ، تحقیق و یا مشاهده به دست می آید.
واژه ی فنی ، ویژگیهای یک فن ، هنر ، علم ، حرفه و یا شغل را بیان می کند.
بنابراین تهیه ی گزارش روشی است برای ارائه ی اطلاعات نسبت به تجزیه ، تحقیق و مشاهدات خود نسبت به یک موضوع بخصوص .
الف ـ ارائه ی اطلاعات
ب ـ تجربه ، تحقیق و مشاهدات
پ ـ موضوع

ارائه ی اطلاعات :
تنظیم و ارائه ی اطلاعات به صورت یک گزارش ، نیاز به تمرین دارد و عوامل مختلفی بسته به نوع گزارش می بایست مورد نظر قرار بگیرد از قبیل :
- گزارش برای چه شخصی تهیه می گردد ؟
- چه عواملی مورد نظر خواننده ی گزارش می باشد ؟
- چه استفاده ای از گزارش انتظار می رود ؟
- و …
بسیار مهم است که قبل از شروع تهیه ی گزارش ، نسبت به شکل گزارش نیز توجه شود. گزارش می تواند به شکل های مختلف تهیه شود.

در این بخش توجه نسبت به تهیه ی گزارش به شکل کتبی می باشد.

۲-۶-۲- تجربه ، تحقیق و مشاهدات :
تهیه ی گزارش ابزار مهمی خواهد بود تا آموخته ها و تجربیات خودمان را بتوانیم مکتوب کنیم و در دسترسی دیگران قرار بدهیم و بدین وسیله از نظریات دیگران نسبت به آموخته های خود استفاده کنیم. این تبادل اطلاعات زمانی صورت می گیرد که نسبت به مشاهدات ، مطالعه و تحلیل انجام داده و در گزارش نسبت به این اطلاعات و تحلیل ها اطلاع رسانی انجام دهیم.

موضوع گزارش :
همان طور که اشاره شد می توان نسبت به موضوعات مختلف ازقبیل ،‌بازی فوتبال ، واقعه ی جدی ، تحقیق علمی و غیره گزارش تهیه کرد. این گزارش ها می تواند جنبه ی اداری ، مالی ، بازرگانی ، پژوهشی و یا مشاوره ای داشته باشد ، ولی در این جا موضوع تهیه ی گزارش « روش های مختلف تولید و تجهیزات در چاپخانه» است.

عوامل موثر در تنظیم گزارش :
مسلماً یک روش مشخص و انحصاری جهت تنظیم و ارائه ی گزارش وجود ندارد ، ولی تعدادی از عوامل که به منظور بهینه سازی گزارش قابل بررسی بوده و می تواند به عنوان نکات مهم بهینه سازی در گزارش نویسی مورد توجه قرار گیرد به شرح زیر می باشد :
۱- گزارش به موقع و در تاریخ تعیین شده آماده گردد.
۲- عنوان گزارش به صورت واضح و در بالای صفحه ی اول ذکر شده باشد .
۳- هدف و دلیل از تهیهی گزارش ذکر شده باشد.
۴- گزارش دارای فهرست و عناوین و شماره ی صحفه باشد.
۵- اطلاعات ارائه شده طبقه بندی و مشخص باشد.
۶- حجم و اطلاعات گزارش کافی و مناسب باشد.
۷- تا حد امکان در گزارش از تصاویر ،‌دیاگرام ، آمار و سایر مدارک مستند استفاده شود.
۸- نام تهیه کننده ی گزارش کاملاً مشخص باشد (نام شخص و یا نام مرکز یا اداره ی تهیه کننده)
۹- گزارش دارای نتیجه و تحلیل از اطلاعات ارائه شده باشد.
۱۰- گزارش سالم ، کامل و مرتب ارائه گردد.
۱۱- سوالاتی که در ذهن خواننده ایجاد می شود توسط گزارش پاسخ داده شود.
۱۲- گزارش ، احساس تسلط ، صداقت ،تفکر و برهان نویسنده را القا کند.
۱۳- تمیزی ، ترتیب و خوانا بودن گزارش بسیار مهم است.
۱۴- گزارش از صحافی مناسب برخوردار باشد.

البته عوامل دیگری نیز وجود دارد که باعث به وجود آمدن امتیاز برای گزارش می باشد ، مانند نداشتن اشتباهات املایی و دستوری .

ارکان گزارش : معمولاً گزارش شامل بخش های مختلفی است و در هر بخش اطلاعات مورد نظر و متعارف ارائه می گردد.
این بخش ها عبارت اند از :
- عناوین
- متن گزارش
- امضا
- گیرندگان گزارش
- ضمائم
- عناوین : هدف از عناوین ، معرفی گزارش از طریق درج شناسنامه ی گزارش می باشد تا خواننده در نگاه اول با مشخصات کلی گزارش آشنا شود : گیرنده ی گزارش ، گزارش دهنده ، موضوع گزارش ، هدف گزارش ، زمان و مکان .
- متن گزارش ، متن گزارش ،‌شرح اطلاعاتی است که گزارشگر درباره ی موضوع به ما می دهد. در حقیقت تمامی بررسی ها ، تحلیل ها ، تجربیات و نتیجه ی به دست آمده در این قسمت ارائه می گردد . متن گزارش از بخش های مختلف تشکیل می گردد.
• مقدمه : توجیه و توضیح گزارش دهنده نسبت به نحوه ، مشخصات ، روش و انگیزه ی تهیه ی گزارش .
• اصل موضوع : شرح و چگونگی واقعه و بیان مطالب اصلی
• تجزیه و تحلیل یا نتیجه : تجزیه و تحلیل واقعه و جمع بندی داده ها