در بازدید از چاپخانه ما با فضای کار جدیدی آشنا می شویم ؛ فضای کاری که طی سال ها و به دلایل مختلف به شکل کنونی درآمده است . بعضی از این دلائل واضح است ولی شناخت پاره ای نیز نیاز به بررسی ،تفکر و آشنایی با محیط کاری و دلایل اقتصادی و غیره دارد. بنابراین قبل از ورود به محل چاپخانه ، موضوع گزارش خود را می بایست مشخص کرده باشیم تا بتوانیم طی بازدید نسبت به جمع آوری اطلاعات مربوط به موضوع گزارش فعال باشیم .یکی دیگر از عوامل موثر در تهیه ی گزارش آمادگی اطلاعات مربوط به موضوع گزارش فعال باشیم.
یکی دیگر از عوامل موثر در تهیه ی گزارش آمادگی جمع آوری اطلاعات می باشد. بنابراین طرح تعدادی سؤال درباره ی موضوع گزارش ، امکان جمع آوری اطلاعات را فراهم و تسریع می سازد. در بعضی از موارد تهیه ی لیستی از عنوان هایی که طی بازدید می بایست به آن توجه داشته باشیم باعث می شود مسائل مربوط به گزارش فراموش شود. با در نظرگرفتن عنوان گزارش ، طرح سؤالات مربوط و تهیه ی لیست عناوین مورد توجه در چاپخانه ، بازدید از چاپخانه نه تنها موفق بلکه جذاب نیز می گردد، ولی برای تهیه ی یک گزارش مناسب به یک مورد دیگر می بایست توجه شود. همان طور که گفته شد تهیه ی گزارشی روشی است جهت اطلاع رسانی نسبت به مشاهدات ، تحقیقات ، تجربیات و تحلیل داده ها ؛ بنابراین مکتوب کردن مشاهدات و اطلاعات طی بازدید ، جهت درج و تحلیل آن ها در گزارش الزامی است . در ضمن یادداشت برداری طی بازدید نشان می دهد که گزارش دهنده ی در تهیه ی گزارش خود حرفه ای و آماده میباشد.
بازدید از یک چاپخانه امکان تهیه ی گزارش با موضوعات مختلفی را فراهم می سازد. موضوعاتی از قبیل:
- تولید و گردش کاری چاپخانه
- کنترل کیفیت و کنترل مدیریتی
- مواد مصرفی و انبارداری
- انتقال مواد مصرفی و اطلاعات
- مسائل زیست محیطی چاپخانه
- سرویس دهی و مشتری مداری
- بهره وری از تجهیزات
- رابطه ی تولید و تجهیزات
در این جا فقط بخشی از موضوعات از لیست بی شمار مباحث قابل بررسی ذکر شده است. برای این که با روش تهیه ی گزارش و ارائه ی آن بیش تر آشنا شویم نمونه ای از یک گزارش با موضوع : « تجهیزات و مراحل تولیدی چاپخانه نسبت به نوع کار» ارائه می گردد.
این شرکت به علت تمرکز خاص جهت جذب کارهای صادراتی درصد کادر غیر فنی بالاتری نسبت به پرسنل متخصص دارد . برای پشتیبانی متخصصین تولید هر ساله تعدادی کار آموز جدید قبول و افراد مورد نیاز خود را از بین این کارآموزان انتخاب می کند. یکی از عوامل موفقیت این شرکت در جذب مشتریان و کارهای جدید صادراتی روش قیمت گذاری کار نهایی است. این روش باعث شده است قیمت های این شرکت در بازارهای بین المللی رقابتی و در عین حال در صورت هر گونه تغییر قیمت ارز به صورت اتوماتیک در قیمت گذاری لحاظ گردد.
در محاسبه ی قیمت کار ، هزینه ی سرمایه گذاری (هزینه ی وام) و قیمت تجهیزات برای جایگزین کردن به موقع دستگاه ها به یورو محاسبه می شود. بنابراین هرگونه نوسان ارزی لطمه ای به بودجه و سرمایه ی درگردش شرکت نمی زند. هزینه های جانبی شامل برق ، آب ، گاز ، تلفن و غیره است که در مقایسه با یک مرکز تولیدی در خارج از کشور که می بایست پول بیشتری برای این خدمات و امکانات بدهد کم تر است. بنابراین در قیمت گذاری کار نهایی تأثیر مستقیم و مثبت می گذارد .
مدیریت این چاپخانه به انتخاب سیستم تولید مناسب و کارایی آن اهمیت خاص می دهد. از این رو طراحی برنامه های آینده ی چاپخانه را به روی محور سیستم و روش تولید پیاده کرده است.
عامل مهم در انتخاب تجهیزات و روش تولید نسبت به نوع بازار و محصول صورت میگ یرد. بعد از این که محصول و بازار کاری مشخص گردید طراحی سیستم تولید و در نهایت انتخاب تجهیزات انجام شده و امکانات جانبی مورد نیاز فراهم می گردد.
- تولیدات و تجهیزات چاپخانه : عمده ی تولیدات این چاپخانه شامل کتاب ، مجله و پوسترهای رنگی است . به همین دلیل خدمات چاپی این چاپخانه توسط دو دستگاه چاپ چهار رنگ ، یکی دو ورقی و مجلات توسط دستگاه دو ورقی چاپ انجام می شود. علاوه بر این ، این مجموعه تجهیزات دیگری مانند دستگاه برش ، تاکن و صحافی کتاب را نیز در اختیار دارد. خدمات امکانات دیگر این مجموعه شامل بخش قبل از چاپ (لیتوگرافی) است که با دریافت قابل طراحی شده از مشتری تولید پلیت مورد نیاز برای چاپ را فراهم می سازد.
-نتیجه گیری
محلی که چاپخانه ی انتشارات پیام در آن واقع شده ، با توجه به نوع کاری که انجام می دهد ، بسیار محل مناسبی است . دسترسی سریع به بزرگراه ، فرودگاه و قطار برای حمل ونقل ، تولیدات و … از ویژگی هایی است که مشتریان این مرکز می توانند از آن بهره ببرند. اگر چه در عین حال ، این ویژگی باعث شده است این چاپخانه دردسترس مشتریان کارهای چاپی سریع نباشد ؛ کارهایی مانند چاپ خبرنامه های روزانه ، بروشورهای کم تیراژ و غیره البته چاپخانه نیز جهت ارائه ی خدمات در این بخش سرمایه گذاری نکرده است . نکته ی قابل توجه در این مرکز نحوه ی انتخاب تجهیزات چاپ ونوع کار می باشد. همان طور که دیدیم بیشتر کارهای چاپی این مرکز کتاب ، مجله و پوسترهای رنگی است ، بدون در نظر گرفتن پوسترهای رنگی ،چاپ اقتصادی و سریع کتاب و مجله های رنگی بیشتر با دستگاه چاپ هشت رنگ ، با امکان دو رو چاپ ، یعنی چهار رنگ رو و چهاررنگ پشت انجام می گیرد. در این دستگاه کار تمام شده و آماده برای عملیات تکمیلی ، با سرعت بالای تولید ، امکان پذیر می گردد و دیگر نیازی به بخش پالت گردان ، محیط گردش کاری وسیع و چاپ مجدد نیست . این در صورتی است که این چاپخانه نه تنها دستگاه هشت رنگ ندارد بلکه همین دو دستگاه چهار رنگ هم دارای ابعاد کاری متفاوت می باشد. مسلماً کارهایی مانند چاپ پوستر . میزان صفحات غیر چهار رنگ کتاب و مجله و همچنین چاپ سررسید و لت های تبلیغاتی نیز نقش مهمی در انتخاب دستگاه های موجود داشته است . برای مثال برای چاپ سررسید دو رنگ ، فقط دو برج دستگاه چاپ غیر فعال می شود در صورتی که چاپ همین سررسید بادستگاه چاپ هشت رنگ شش برج چاپی را بلااستفاده و در نتیجه این نوع تولید را غیر اقتصادی می سازد . این مرکز اگر چه به صورت مستقل امکانات بیش از چاپ و پس از چاپ را در اختیار دارد ، ولی ظرفیت تولید پلیت در بخش بیش از چاپ بیشتر از ظرفیت مورد استفاده ی فعلی می باشد، به همین دلیل در صورت توسعه ی سرمایه گذاری فشاری به بخش بیش از چاپ وارد نخواهد شد و بهره وری از این بخش را بالا خواهد برد.
چاپخانه ی انتشارات پیام برای چاپ دو نوع کار هزینه ی بالایی را متحمل می شود ، یکی چاپ کارهای رنگی با ورنی (روکش براق) و دیگری چاپ کارهای تک رنگ برای افزایش بهره وری از تجهیزات موجود تهیه ی یک دستگاه تک رنگ پیشنهاد می شود ، این دستگاه تک رنگ نه تنها امکان دریافت کارهای بیشتری را فراهم می سازد ، بلکه مکمل خدمات فعلی چاپخانه نیز خواهد بود.